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Rat­ge­ber Videokonferenz-System

Wie funk­tio­niert Kommunikation?

Unter Kom­mu­ni­ka­ti­on wird der Pro­zess der Über­mitt­lung von Infor­ma­tio­nen oder Nach­rich­ten zwi­schen einem oder meh­re­ren Sen­dern und ein oder meh­re­ren Emp­fän­gern verstanden.

Immer wenn Kom­mu­ni­ka­ti­on nicht direkt, also nicht von Ange­sicht zu Ange­sicht am glei­chen Ort erfol­gen kann, ist Medi­en­tech­nik wie Video­kon­fe­renz-Tech­nik erforderlich.

Defi­ni­ti­on und Grundlagen

1. Was ist ein Videokonferenz-System?

1.1 Defi­ni­ti­on

Ein Video­kon­fe­renz-Sys­tem ist eine Kom­bi­na­ti­on unter­schied­li­cher Medi­en­tech­nik zu einer Gesamt­lö­sung, mit der Men­schen an ver­schie­de­nen Orten digi­tal mit­ein­an­der ver­bun­den wer­den kön­nen. Dies geschieht in der Regel mög­lichst ver­zö­ge­rungs­frei; also in Echtzeit.

Die Teil­neh­mer einer Video­kon­fe­renz kön­nen ver­schie­de­ne Kanä­le nut­zen Audio (Ton) und Video (Live­bild) machen dabei den Groß­teil aus. Die Teil­neh­mer kön­nen sich gegen­sei­tig also hören und sehen. Dar­über hin­aus gibt es eine Rei­he von Mög­lich­kei­ten wei­te­re Inhal­te zu teilen.

Die tech­ni­sche Gesamt­lö­sung für die­sen Vor­gang nennt man Videokonferenz-System.

Kanalreduktionsmodell

1.2 Nut­zen und Einschränkungen

Bei der Video­kon­fe­renz wird durch das audio­vi­su­el­le Medi­um ca. 80% des Gesamt­in­for­ma­ti­ons­ge­hal­tes zwi­schen­mensch­li­cher Kom­mu­ni­ka­ti­on, der durch die Sin­nes­or­ga­ne auf­ge­nom­men wird, trans­por­tiert. Dies ist im Ver­gleich zum Tele­fon mit ca. 20% eine deut­li­che Verbesserung.

Mit einem Video­kon­fe­renz-Sys­tem lässt sich also die Kom­mu­ni­ka­ti­on über geo­gra­phi­sche Distanz um ca. 60% verbessern.

Mit der Digi­ta­li­sie­rung von Mee­tings zu „digi­ta­len Tref­fen“ kann ein Unter­neh­men Fahrtzeit/Arbeitszeit und Geld für Rei­sen, beson­ders bei wei­ten Ent­fer­nun­gen, ein­spa­ren. Dadurch lohnt sich häu­fig die Ein­füh­rung eines Video­kon­fe­renz-Sys­tems in ein Unter­neh­men mit viel Reise/Meetingzeit sowie hohem Kommunikationsbedarf.

War­um gibt es noch Ablehnung?

Um eine mög­li­che ableh­nen­de Hal­tung gegen­über Video­kon­fe­ren­zen bes­ser zu ver­ste­hen, wol­len wir uns das Kanal­re­duk­ti­ons­mo­dell ein­mal näher anse­hen. Die­ses geht davon aus, dass bei tech­nik­ba­sier­ter Kom­mu­ni­ka­ti­on im Unter­schied zur Face-to-face-Situa­ti­on die meis­ten Sin­nes­ka­nä­le und Hand­lungs­mög­lich­kei­ten feh­len bzw. ein­ge­schränkt sind.

Die­ses hat zur Fol­ge, dass durch den all­ge­mei­nen Infor­ma­ti­ons­ver­lust der zwi­schen­mensch­li­che Aus­tausch ver­armt bzw. „ent­mensch­licht“ wird.
Bei Video­kon­fe­ren­zen ent­fal­len die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mög­lich­kei­ten über den
– Geruchs-
– Geschmacks-
– Tast-
– und Wär­me­sinn völlig.

Das Feh­len des Geschmacks­inns ist in beruf­li­chen Gesprä­chen eher unbe­deu­tend. Das Feh­len des Geruchs­sinns ist hin­ge­gen bedeut­sa­mer, berück­sich­tigt man bei­spiels­wei­se die Wir­kung von Par­fums oder Kör­per­ge­rü­chen. Der Tast­sinn spielt bei vie­len Face-to-face-Kon­fe­ren­zen bei der Begrü­ßung und Ver­ab­schie­dung z. B. per Hän­de­druck eine wich­ti­ge Rol­le. Den Tätig­keits­be­reich betref­fend, dürf­ten aber die Meis­ten die­ser Sin­nes­wahr­neh­mun­gen kei­ne bedeu­ten­de Rol­le spielen.

Wofür sind Video­kon­fe­ren­zen sinnvoll?

2. Anwen­dungs­fel­der von Videokonferenz-Systemen

Regel­mä­ßig statt­fin­den­de Mee­tings gehö­ren zur Agen­da vie­ler Unter­neh­men. Ganz egal, ob es sich dabei um den wöchent­li­chen Jour Fixe, Frei­ga­berun­den für Bud­gets oder ande­re Pro­jekt­ter­mi­ne han­delt. Je glo­ba­ler Unter­neh­men agie­ren, des­to höher sind auch die Anfor­de­run­gen an moder­ne Kommunikationsformen.

Für Video­zu­sam­men­schal­tun­gen gibt es viel­fäl­ti­ge Ver­wen­dungs­mög­lich­kei­ten. Grund­sätz­lich eig­nen sich vir­tu­el­le Mee­tings immer dann, wenn Gesprächs­part­ner aus unter­schied­li­chen Stand­or­ten audio­vi­su­ell mit­ein­an­der ver­bun­den wer­den sollen.

Stand­ort­über­grei­fen­de Pro­dukt­schu­lun­gen in klei­nen dyna­mi­schen Teams zu wie­der­keh­ren The­men las­sen sich her­vor­ra­gend über das Medi­um Vide­kon­fe­ren­zen durch­füh­ren. Die kos­ten­in­ten­si­ve und unfle­xi­ble „Tages­bu­chung“ eines Trai­ners inkl. aller Rei­se­kos­ten entfällt.

Bei­spiel:
Wenn eine Fir­ma z. B. ein neu­es Pro­dukt ent­wi­ckelt hat und jetzt ihre Mit­ar­bei­ter aus dem Ver­trieb dar­in schu­len möch­te, wird eine vir­tu­el­le Pro­dukt­schu­lung orga­ni­siert, an der die Ver­trieb­ler aller Stand­or­te gleich­zei­tig teil­neh­men kön­nen. Zusätz­lich kann das neue Pro­dukt mit­hil­fe einer Doku­men­ten­ka­me­ra als zusätz­li­cher Con­tent­ka­nal in die Vide­kon­fe­ren­zen ein­ge­spielt werden.

Ein­satz­mög­lich­kei­ten von Videokonferenzen: 

5

Regel­mä­ßi­ge Teammeetings

5

Frei­ga­berun­den für Budgets

5

Road­maps od. Vertriebspläne

5

Schu­lun­gen

5

Fei­er­abend­ge­sprä­che

5

Live-Ver­an­stal­tun­gen

5

Brie­fing von Mitarbeitern

5

Exper­ten­ge­spräch

5

Bewer­bungs­ge­sprä­che

5

Brain­stor­ming

5

Info­por­tal für Kunden

5

Hel­pdesk für Produktneuerungen

5

Ken­nen­ler­nen der Kol­le­gen i.d. ande­ren Standorten

Die Sys­te­me

3. Wel­che Arten gibt es?

Die Daten­über­tra­gung bei Video­kon­fe­ren­zen fin­det in Echt­zeit statt und soll­te des­we­gen über ein mög­lichst leis­tungs­star­kes Netz­werk mit aus­rei­chen­der Band­brei­te rea­li­siert wer­den. Für die Durch­füh­rung benö­tigt man neben der ent­spre­chen­den Ver­bin­dung aber auch spe­zi­ell aus­ge­stat­te­te Räum­lich­kei­ten bzw. ander­wei­ti­ge Lösun­gen. Grund­sätz­lich las­sen sich vier Haupt­ar­ten von moder­nen Video­kon­fe­renz­sys­te­men unterscheiden.

Raum­sys­te­me >
Hudd­le Room Sys­te­me >
Desk­top­lö­sun­gen >
Mobi­le Softwarelösungen >

Fest instal­liert und opti­mal integriert

3.1 Raum­sys­te­me

In grö­ße­ren Bespre­chungs­räu­men wer­den häu­fig pro­fes­sio­nel­le Raum­sys­te­me instal­liert. Dabei wird ein Kon­fe­renz­raum so mit Über­tra­gungs- und Emp­fangs­tech­nik aus­ge­stat­tet, dass die­ser alle Vor­aus­set­zun­gen für stö­rungs­freie audio­vi­su­el­le Über­tra­gun­gen voll­um­fäng­lich erfüllt. Die Palet­te reicht dabei von klei­ne­ren Sys­te­men (5 bis 10 Per­so­nen) bis hin zu umfas­sen­den High End-Lösun­gen für eine Viel­zahl von Teilnehmern.

Eine Son­der­form der Video­kon­fe­renz-Raum­sys­te­me heißt Telepresence.

Hier­bei han­delt es sich um eine beson­ders hoch­wer­ti­ge Video­kom­mu­ni­ka­ti­ons­tech­no­lo­gie, bei der eine rea­li­täts­na­he Gesprächs­at­mo­sphä­re ver­mit­telt wer­den soll. Erreicht wird die­ser Effekt, indem ent­fern­te Kon­fe­renz­teil­neh­mer auf gro­ßen, hoch­auf­lö­sen­den Dis­plays dar­ge­stellt wer­den – qua­si in Lebens­grö­ße. Mimik und Kör­per­spra­che wer­den auf die­se Wei­se beson­ders gut sicht­bar und erwe­cken den Ein­druck, dass sich der Gesprächs­part­ner im sel­ben Raum – am sel­ben Tisch befin­det. In die­sem Rea­li­täts­an­spruch und dem auch damit ver­bun­de­nen Preis unter­schei­det sich die Tele­pre­sence-Tech­no­lo­gie von ande­ren Videokonferenzsystemen.

3.1.1 Hard­ware für VC-Raumsystem 

5

Kame­ra­sys­tem PTZ oder digital

5

Hard­ware­co­dec

5

Ein oder zwei Bild­schir­me, oder auch Beamer

5

Mikro­fon­tech­nik, Ansteck­mi­kro­fon, Tisch oder Deckeninstallation

5

Leis­tungs­star­kes Lautsprechersystem

5

Kon­fe­renz­mö­bel

5

White­board

5

Doku­men­ten­ka­me­ra

5

Fern­be­die­nung oder benut­zer­ori­en­tier­te Mediensteuerung

Für schnel­le Meetings

3.2 Hudd­le Room Systeme

Hudd­le-Rooms sind klei­ne Mee­ting-Räu­me, die opti­ma­le Bedin­gun­gen für Teams von 2–5 Per­so­nen bie­ten. Sie wer­den für spon­ta­ne Mee­tings, Bespre­chun­gen und Prä­sen­ta­tio­nen oder auch für Video­kon­fe­ren­zen und Kun­den­ge­sprä­che genutzt.

Der häu­fig vor­han­de­ne Bild­schirm wird durch ein Kame­ra­sys­tem ergänzt. Die Teil­neh­mer nut­zen ihr Note­book als Con­tent­quel­le und über die sta­tio­nä­re Tech­nik wird die Video­kon­fe­renz aufgebaut.

Sinn­voll: WLAN- und LAN-Ver­bin­dun­gen zum inter­nen Netz­werk und zum Internet.

Am Arbeits­platz

3.3 Desk­top­lö­sun­gen

Unter dem Schlag­wort Desk­top Con­fe­ren­cing wer­den jene VC zusam­men­ge­fasst, die für den eige­nen Arbeits­platz kon­zi­piert sind. Desk­top-Sys­te­me eig­nen sich auf die­se Wei­se opti­mal für Video­kon­fe­ren­zen zwi­schen 2 Teil­neh­mern, oder aber um bequem vom Arbeits­platz aus einer Video­kon­fe­renz bei­zu­tre­ten, in der sich z. B. auch Raum­sys­te­me befin­den. Im Ver­triebs­bü­ro könn­te eine der­ar­ti­ge Lösung gewählt werden. 

Für die Audio­si­gna­le senden/empfangen soll­ten die vor­han­de­nen Head­sets genutzt wer­den, um die Kol­le­gen nicht zu stö­ren. Im Unter­schied zu den All-in-One Sys­te­men wird kei­ne Video­co­dec-Hard­ware ein­ge­setzt, son­dern ein Soft­ware­cli­ent mit all den Vor- und Nach­tei­len, die eine der­ar­ti­ge Lösung mit sich bringt. 

3.3.1 Hard­ware für Videokonferenz-Desktopsystem

5

Kame­ra – Onboard oder Anstecksystem

5

Mikro­fon oder Headset

5

Laut­spre­cher oder Headset

5

Dis­play

Unter­wegs

3.4 mobi­le Softwarelösungen

Unter dem Schlag­wort Desk­top Con­fe­ren­cing wer­den jene Video­kon­fe­ren­zen zusam­men­ge­fasst, die für den eige­nen Arbeits­platz kon­zi­piert sind. Desk­top-Sys­te­me eig­nen sich auf die­se Wei­se opti­mal für Video­kon­fe­ren­zen zwi­schen 2 Teil­neh­mern, oder aber um bequem vom Arbeits­platz aus einer Video­kon­fe­renz bei­zu­tre­ten, in der sich z. B. auch Raum­sys­te­me befin­den. Im Ver­triebs­bü­ro könn­te eine der­ar­ti­ge Lösung gewählt werden. 

Für die Audio­si­gna­le senden/empfangen soll­ten die vor­han­de­nen Head­sets genutzt wer­den, um die Kol­le­gen nicht zu stö­ren. Im Unter­schied zu den All-in- One Sys­te­men wird auch hier kein Video­co­dec als Hard­ware eingesetzt.

Die Wirt­schaft­lich­keit

4. Kos­ten & Nut­zen – Analyse

Vor­aus­set­zung für die Wirt­schaft­lich­keit von Video­kon­fe­renz-Sys­te­men ist, dass bei der Aus­wahl dar­auf geach­tet wird, dass ein “Fit” (Zusam­men­spiel) mit dem arbeits­or­ga­ni­sa­to­ri­schen Umfeld ange­strebt wird. Je bes­ser die­ses gelingt um so höher ist auch die Akzep­tanz gegen­über der neu­en Kom­mu­ni­ka­ti­ons­form und sie wird zum Selbstläufer.

Ziel­ge­rich­te­te Investitionen

4.1 Kos­ten­pla­nung

Bei dem prak­ti­schen Ein­satz von Video­kon­fe­ren­zen sind nach­ste­hen­de Kos­ten zu berück­sich­ti­gen: Zum einen ent­ste­hen Fix­kos­ten wie Anschaf­fungs­kos­ten, Pla­nungs- und Imple­men­tie­rungs­kos­ten sowie Raum­kos­ten. Abhän­gig von der Nut­zungs­häu­fig­keit und ‑zeit ent­ste­hen zum ande­ren lau­fen­de Kos­ten, die sich aus Abschrei­bun­gen, Per­so­nal­kos­ten, Ver­bin­dungs­ge­büh­ren und sons­ti­gen Gebüh­ren zusammensetzen.

Es ist rat­sam, vor der Anschaf­fung genau zu kal­ku­lie­ren, wie häu­fig und regel­mä­ßig die Video­tech­nik ein­ge­setzt wer­den soll; des Wei­te­ren ist zu über­le­gen, wie vie­le Per­so­nen dar­an teil­neh­men und wel­che Ent­fer­nun­gen mit­tels der Video­tech­nik über­brückt wer­den. Um die Ren­ta­bi­li­tät eines Sys­tems zu errech­nen, kann den ent­ste­hen­den Kos­ten (unter Berück­sich­ti­gung der eben genann­ten zu ermit­teln­den Daten) nur die Zahl der ersetz­ten Geschäfts­rei­sen gegen­über­ge­stellt wer­den. Die Kos­ten hän­gen somit sehr stark von dem zukünf­ti­gen Ein­satz­sze­na­rio ab, da die Tech­nik an die Bedürf­nis­se des Unter­neh­mens ange­passt wer­den sollte.

Neue Mög­lich­kei­ten durch Videokonferenz

4.2. Nut­zen – Der per­sön­li­che Aus­tausch durch Ges­tik und Mimik bei räum­li­cher Unabhängigkeit

Ein Bild sagt mehr als tau­send Wor­te. Die­ses gän­gi­ge Sprich­wort trifft auch auf Geschäfts­un­ter­hal­tun­gen zu. Wäh­rend über Tele­fo­na­te ledig­lich das gespro­che­ne Wort über­mit­telt und damit Spiel­raum für Inter­pre­ta­tio­nen bleibt, sind Video­kon­fe­ren­zen recht eindeutig.

Dank groß­for­ma­ti­ger und hoch­auf­lö­sen­der Bild­schir­me wer­den Ges­tik und Mimik unver­kenn­bar deut­lich und ermög­li­chen einen direk­ten sowie per­sön­li­chen Aus­tausch. Wer sich gegen­sei­tig sieht, kann in der Regel auch bes­ser beur­tei­len, ob der Gesprächs­part­ner alles ver­stan­den hat oder der glei­chen Mei­nung ist.

Hoch­ent­wi­ckel­te Video­kon­fe­renz­sys­te­me wie Tele­pre­sence trei­ben die­sen Ansatz auf die Spit­ze und simu­lie­ren dabei eine täu­schend ech­te Gesprächs­at­mo­sphä­re, als ob sich tat­säch­lich alle Per­so­nen im selben/einem Raum befänden.

Zugleich wer­den neue Mög­lich­kei­ten geschaf­fen, Distan­zen zu über­win­den sowie ent­fern­te Gegen­den zu ver­net­zen. Die­ses Kom­mu­ni­ka­ti­ons­me­di­um bie­tet somit Effi­zi­enz­stei­ge­run­gen, indem sich die per­sön­li­che Prä­senz der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­part­ner, am sel­ben Ort erüb­rigt. Die­se Frei­heits­gra­de raum­zeit­li­cher Unab­hän­gig­keit sind für die Betriebs­wirt­schaft und deren Pra­xis von fun­da­men­ta­ler Bedeutung.

Vor dem Hin­ter­grund der zuneh­men­den Ver­net­zung wirt­schaft­li­cher Unter­neh­men geht mit der Glo­ba­li­sie­rung die gestie­ge­ne Not­wen­dig­keit ein­her, die räum­li­chen Bar­rie­ren zu über­win­den. Eine raum­über­grei­fen­de Kom­mu­ni­ka­ti­on in Form von VC ermög­licht inter­na­tio­na­len Unter­neh­men, den ver­än­der­ten Rah­men­be­din­gun­gen über­haupt erst gerecht zu werden.

Anbie­ter­ver­gleich

5. Wel­che Anbie­ter für Video­kon­fe­renz-Sys­te­me gibt es?

Poly

Poly ist umfas­sen­der Anbie­ter für Video Col­la­bo­ra­ti­on-Sys­te­me, Audio Con­fe­ren­cing- oder Con­tent Sharing-Lösun­gen. Dabei arbei­tet das Unter­neh­men eng mit Micro­soft als Ent­wick­lungs­part­ner zusam­men. Mit sei­nen Pro­duk­ten zielt Poly vor allem auf den Ein­satz in Sit­zungs­räu­men, Kon­fe­renz­räu­men, Büros aber auch in moder­nen Unter­richts­räu­men ab.

5

Beson­der­hei­ten

Voll­in­te­grier­te Video­kon­fe­renz-Raum­sys­te­me (42, 55, 65 oder 84 Zoll)
Telepresence-Systeme
Ein­zel- oder Dop­pel­dis­plays in HD-Qualität
Audio­sys­tem mit Subwoofer
Tischmikrofon
Spe­zi­el­le EagleEye HD-Kamera

Cis­co

Cis­co ist heu­te in mehr als 160 Län­dern ver­tre­ten und zählt zu den größ­ten Anbie­tern von Kom­mu­ni­ka­ti­ons­lö­sun­gen für den B2B- sowie B2C-Bereich welt­weit. Auf dem Gebiet von Kon­fe­renz­sys­te­men bie­tet das Unter­neh­men ver­schie­dens­te Raum-Lösun­gen (auch Tele­pre­sence) sowie eine Viel­zahl wei­te­rer Pro­duk­te aus die­sem Seg­ment an.
5

Beson­der­hei­ten

Voll­in­te­grier­te Video­kon­fe­renz-Raum­sys­te­me (Cis­co Web­ex Room)
Sin­gle- oder Dualausführung
Dis­play mit 4K-Auf­lö­sung (55 oder 70 Zoll)
Kame­ra mit Zoom-Funktion
Akti­ve Sprecherverfolgung
Leis­tungs­star­kes Mikro­fon- und Lautsprechersystem
Für klei­ne­re, mitt­le­re oder grö­ße­re Kon­fe­renz­räu­me geeignet

Ava­ya

Ava­ya bie­tet viel­sei­ti­ge Kom­mu­ni­ka­ti­ons­lö­sun­gen für klei­ne, mitt­le­re sowie gro­ße Unter­neh­men. Hier­zu zäh­len neben klas­si­scher Tele­fo­nie oder Cloud-Tele­fon­an­la­gen auch ver­schie­de­ne intel­li­gen­te Videokonferenz-Lösungen.
5

Beson­der­hei­ten

Kom­plett­sys­te­me
Dual- oder Sin­gle-Moni­tor-Sys­te­me (55 Zoll)
Full-HD-Videoqualität
Hoch­wer­ti­ge PTZ Kameras
Multi-Touch-Steuerung

Kri­te­ri­en

6. Anbie­ter­aus­wahl – wor­auf kommt es an?

Bei der Aus­wahl des rich­ti­gen Anbie­ters kommt es vor allem auf den Zweck und die Zie­le an, die mit einem Video­kon­fe­renz-Sys­tem erreicht wer­den sol­len. Dafür ist es ent­schei­dend, dass der Anbie­ter die Aus­gangs­si­tua­ti­on und die Erwar­tun­gen im Vor­feld genau abfragt und auf der Basis eine zuge­schnit­te­ne Lösung liefert.

Hier soll­ten Sie dem Anbie­ter etwas mehr Zeit ein­räu­men, denn die­ser Pro­zess ist ent­schei­dend für den spä­te­ren Erfolg des Projektes.

Zudem ist es wich­tig, dass ein Anbie­ter mög­lichst unab­hän­gig von Hard­ware-Her­stel­lern ist, also die bes­te tech­ni­sche Lösung aus den Pro­duk­ten meh­re­rer Her­stel­ler zusam­men­stel­len kann.

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