Ratgeber Videokonferenz-System
Wie funktioniert Kommunikation?
Unter Kommunikation wird der Prozess der Übermittlung von Informationen oder Nachrichten zwischen einem oder mehreren Sendern und ein oder mehreren Empfängern verstanden.
Immer wenn Kommunikation nicht direkt, also nicht von Angesicht zu Angesicht am gleichen Ort erfolgen kann, ist Medientechnik wie Videokonferenz-Technik erforderlich.
Definition und Grundlagen
1. Was ist ein Videokonferenz-System?
1.1 Definition
Ein Videokonferenz-System ist eine Kombination unterschiedlicher Medientechnik zu einer Gesamtlösung, mit der Menschen an verschiedenen Orten digital miteinander verbunden werden können. Dies geschieht in der Regel möglichst verzögerungsfrei; also in Echtzeit.
Die Teilnehmer einer Videokonferenz können verschiedene Kanäle nutzen Audio (Ton) und Video (Livebild) machen dabei den Großteil aus. Die Teilnehmer können sich gegenseitig also hören und sehen. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Möglichkeiten weitere Inhalte zu teilen.
Die technische Gesamtlösung für diesen Vorgang nennt man Videokonferenz-System.
Kanalreduktionsmodell
1.2 Nutzen und Einschränkungen
Bei der Videokonferenz wird durch das audiovisuelle Medium ca. 80% des Gesamtinformationsgehaltes zwischenmenschlicher Kommunikation, der durch die Sinnesorgane aufgenommen wird, transportiert. Dies ist im Vergleich zum Telefon mit ca. 20% eine deutliche Verbesserung.
Mit einem Videokonferenz-System lässt sich also die Kommunikation über geographische Distanz um ca. 60% verbessern.
Mit der Digitalisierung von Meetings zu „digitalen Treffen“ kann ein Unternehmen Fahrtzeit/Arbeitszeit und Geld für Reisen, besonders bei weiten Entfernungen, einsparen. Dadurch lohnt sich häufig die Einführung eines Videokonferenz-Systems in ein Unternehmen mit viel Reise/Meetingzeit sowie hohem Kommunikationsbedarf.
Warum gibt es noch Ablehnung?
Um eine mögliche ablehnende Haltung gegenüber Videokonferenzen besser zu verstehen, wollen wir uns das Kanalreduktionsmodell einmal näher ansehen. Dieses geht davon aus, dass bei technikbasierter Kommunikation im Unterschied zur Face-to-face-Situation die meisten Sinneskanäle und Handlungsmöglichkeiten fehlen bzw. eingeschränkt sind.
Dieses hat zur Folge, dass durch den allgemeinen Informationsverlust der zwischenmenschliche Austausch verarmt bzw. „entmenschlicht“ wird.
Bei Videokonferenzen entfallen die Kommunikationsmöglichkeiten über den
– Geruchs-
– Geschmacks-
– Tast-
– und Wärmesinn völlig.
Das Fehlen des Geschmacksinns ist in beruflichen Gesprächen eher unbedeutend. Das Fehlen des Geruchssinns ist hingegen bedeutsamer, berücksichtigt man beispielsweise die Wirkung von Parfums oder Körpergerüchen. Der Tastsinn spielt bei vielen Face-to-face-Konferenzen bei der Begrüßung und Verabschiedung z. B. per Händedruck eine wichtige Rolle. Den Tätigkeitsbereich betreffend, dürften aber die Meisten dieser Sinneswahrnehmungen keine bedeutende Rolle spielen.
Wofür sind Videokonferenzen sinnvoll?
2. Anwendungsfelder von Videokonferenz-Systemen
Regelmäßig stattfindende Meetings gehören zur Agenda vieler Unternehmen. Ganz egal, ob es sich dabei um den wöchentlichen Jour Fixe, Freigaberunden für Budgets oder andere Projekttermine handelt. Je globaler Unternehmen agieren, desto höher sind auch die Anforderungen an moderne Kommunikationsformen.
Für Videozusammenschaltungen gibt es vielfältige Verwendungsmöglichkeiten. Grundsätzlich eignen sich virtuelle Meetings immer dann, wenn Gesprächspartner aus unterschiedlichen Standorten audiovisuell miteinander verbunden werden sollen.
Standortübergreifende Produktschulungen in kleinen dynamischen Teams zu wiederkehren Themen lassen sich hervorragend über das Medium Videkonferenzen durchführen. Die kostenintensive und unflexible „Tagesbuchung“ eines Trainers inkl. aller Reisekosten entfällt.
Beispiel:
Wenn eine Firma z. B. ein neues Produkt entwickelt hat und jetzt ihre Mitarbeiter aus dem Vertrieb darin schulen möchte, wird eine virtuelle Produktschulung organisiert, an der die Vertriebler aller Standorte gleichzeitig teilnehmen können. Zusätzlich kann das neue Produkt mithilfe einer Dokumentenkamera als zusätzlicher Contentkanal in die Videkonferenzen eingespielt werden.
Einsatzmöglichkeiten von Videokonferenzen:
Regelmäßige Teammeetings
Freigaberunden für Budgets
Roadmaps od. Vertriebspläne
Schulungen
Feierabendgespräche
Live-Veranstaltungen
Briefing von Mitarbeitern
Expertengespräch
Bewerbungsgespräche
Brainstorming
Infoportal für Kunden
Helpdesk für Produktneuerungen
Kennenlernen der Kollegen i.d. anderen Standorten
Die Systeme
3. Welche Arten gibt es?
Die Datenübertragung bei Videokonferenzen findet in Echtzeit statt und sollte deswegen über ein möglichst leistungsstarkes Netzwerk mit ausreichender Bandbreite realisiert werden. Für die Durchführung benötigt man neben der entsprechenden Verbindung aber auch speziell ausgestattete Räumlichkeiten bzw. anderweitige Lösungen. Grundsätzlich lassen sich vier Hauptarten von modernen Videokonferenzsystemen unterscheiden.
Raumsysteme >
Huddle Room Systeme >
Desktoplösungen >
Mobile Softwarelösungen >
Fest installiert und optimal integriert
3.1 Raumsysteme
In größeren Besprechungsräumen werden häufig professionelle Raumsysteme installiert. Dabei wird ein Konferenzraum so mit Übertragungs- und Empfangstechnik ausgestattet, dass dieser alle Voraussetzungen für störungsfreie audiovisuelle Übertragungen vollumfänglich erfüllt. Die Palette reicht dabei von kleineren Systemen (5 bis 10 Personen) bis hin zu umfassenden High End-Lösungen für eine Vielzahl von Teilnehmern.
Eine Sonderform der Videokonferenz-Raumsysteme heißt Telepresence.
Hierbei handelt es sich um eine besonders hochwertige Videokommunikationstechnologie, bei der eine realitätsnahe Gesprächsatmosphäre vermittelt werden soll. Erreicht wird dieser Effekt, indem entfernte Konferenzteilnehmer auf großen, hochauflösenden Displays dargestellt werden – quasi in Lebensgröße. Mimik und Körpersprache werden auf diese Weise besonders gut sichtbar und erwecken den Eindruck, dass sich der Gesprächspartner im selben Raum – am selben Tisch befindet. In diesem Realitätsanspruch und dem auch damit verbundenen Preis unterscheidet sich die Telepresence-Technologie von anderen Videokonferenzsystemen.
3.1.1 Hardware für VC-Raumsystem
Kamerasystem PTZ oder digital
Hardwarecodec
Ein oder zwei Bildschirme, oder auch Beamer
Mikrofontechnik, Ansteckmikrofon, Tisch oder Deckeninstallation
Leistungsstarkes Lautsprechersystem
Konferenzmöbel
Whiteboard
Dokumentenkamera
Fernbedienung oder benutzerorientierte Mediensteuerung
Für schnelle Meetings
3.2 Huddle Room Systeme
Der häufig vorhandene Bildschirm wird durch ein Kamerasystem ergänzt. Die Teilnehmer nutzen ihr Notebook als Contentquelle und über die stationäre Technik wird die Videokonferenz aufgebaut.
Sinnvoll: WLAN- und LAN-Verbindungen zum internen Netzwerk und zum Internet.
Am Arbeitsplatz
3.3 Desktoplösungen
Für die Audiosignale senden/empfangen sollten die vorhandenen Headsets genutzt werden, um die Kollegen nicht zu stören. Im Unterschied zu den All-in-One Systemen wird keine Videocodec-Hardware eingesetzt, sondern ein Softwareclient mit all den Vor- und Nachteilen, die eine derartige Lösung mit sich bringt.
3.3.1 Hardware für Videokonferenz-Desktopsystem
Kamera – Onboard oder Anstecksystem
Mikrofon oder Headset
Lautsprecher oder Headset
Display
Unterwegs
3.4 mobile Softwarelösungen
Für die Audiosignale senden/empfangen sollten die vorhandenen Headsets genutzt werden, um die Kollegen nicht zu stören. Im Unterschied zu den All-in- One Systemen wird auch hier kein Videocodec als Hardware eingesetzt.
Die Wirtschaftlichkeit
4. Kosten & Nutzen – Analyse
Zielgerichtete Investitionen
4.1 Kostenplanung
Es ist ratsam, vor der Anschaffung genau zu kalkulieren, wie häufig und regelmäßig die Videotechnik eingesetzt werden soll; des Weiteren ist zu überlegen, wie viele Personen daran teilnehmen und welche Entfernungen mittels der Videotechnik überbrückt werden. Um die Rentabilität eines Systems zu errechnen, kann den entstehenden Kosten (unter Berücksichtigung der eben genannten zu ermittelnden Daten) nur die Zahl der ersetzten Geschäftsreisen gegenübergestellt werden. Die Kosten hängen somit sehr stark von dem zukünftigen Einsatzszenario ab, da die Technik an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden sollte.
Neue Möglichkeiten durch Videokonferenz
4.2. Nutzen – Der persönliche Austausch durch Gestik und Mimik bei räumlicher Unabhängigkeit
Dank großformatiger und hochauflösender Bildschirme werden Gestik und Mimik unverkennbar deutlich und ermöglichen einen direkten sowie persönlichen Austausch. Wer sich gegenseitig sieht, kann in der Regel auch besser beurteilen, ob der Gesprächspartner alles verstanden hat oder der gleichen Meinung ist.
Hochentwickelte Videokonferenzsysteme wie Telepresence treiben diesen Ansatz auf die Spitze und simulieren dabei eine täuschend echte Gesprächsatmosphäre, als ob sich tatsächlich alle Personen im selben/einem Raum befänden.
Zugleich werden neue Möglichkeiten geschaffen, Distanzen zu überwinden sowie entfernte Gegenden zu vernetzen. Dieses Kommunikationsmedium bietet somit Effizienzsteigerungen, indem sich die persönliche Präsenz der Kommunikationspartner, am selben Ort erübrigt. Diese Freiheitsgrade raumzeitlicher Unabhängigkeit sind für die Betriebswirtschaft und deren Praxis von fundamentaler Bedeutung.
Vor dem Hintergrund der zunehmenden Vernetzung wirtschaftlicher Unternehmen geht mit der Globalisierung die gestiegene Notwendigkeit einher, die räumlichen Barrieren zu überwinden. Eine raumübergreifende Kommunikation in Form von VC ermöglicht internationalen Unternehmen, den veränderten Rahmenbedingungen überhaupt erst gerecht zu werden.
Anbietervergleich
5. Welche Anbieter für Videokonferenz-Systeme gibt es?
Poly
Poly ist umfassender Anbieter für Video Collaboration-Systeme, Audio Conferencing- oder Content Sharing-Lösungen. Dabei arbeitet das Unternehmen eng mit Microsoft als Entwicklungspartner zusammen. Mit seinen Produkten zielt Poly vor allem auf den Einsatz in Sitzungsräumen, Konferenzräumen, Büros aber auch in modernen Unterrichtsräumen ab.
Besonderheiten
Telepresence-Systeme
Einzel- oder Doppeldisplays in HD-Qualität
Audiosystem mit Subwoofer
Tischmikrofon
Spezielle EagleEye HD-Kamera
Cisco
Besonderheiten
Single- oder Dualausführung
Display mit 4K-Auflösung (55 oder 70 Zoll)
Kamera mit Zoom-Funktion
Aktive Sprecherverfolgung
Leistungsstarkes Mikrofon- und Lautsprechersystem
Für kleinere, mittlere oder größere Konferenzräume geeignet
Avaya
Besonderheiten
Dual- oder Single-Monitor-Systeme (55 Zoll)
Full-HD-Videoqualität
Hochwertige PTZ Kameras
Multi-Touch-Steuerung
Kriterien
6. Anbieterauswahl – worauf kommt es an?
Bei der Auswahl des richtigen Anbieters kommt es vor allem auf den Zweck und die Ziele an, die mit einem Videokonferenz-System erreicht werden sollen. Dafür ist es entscheidend, dass der Anbieter die Ausgangssituation und die Erwartungen im Vorfeld genau abfragt und auf der Basis eine zugeschnittene Lösung liefert.
Hier sollten Sie dem Anbieter etwas mehr Zeit einräumen, denn dieser Prozess ist entscheidend für den späteren Erfolg des Projektes.
Zudem ist es wichtig, dass ein Anbieter möglichst unabhängig von Hardware-Herstellern ist, also die beste technische Lösung aus den Produkten mehrerer Hersteller zusammenstellen kann.
